Høng Efterskole, cvr. 57330414, er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om dig, og vi sørger for, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Høng Efterskole
Tranevej 15
4270 Høng
skolen@hoengefterskole.dk
5885 2005

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Høng Efterskole behandler dine personoplysninger. Vi behandler kun oplysninger om dig, hvis de er nødvendige og har et formål, og vi behandler altid dine personoplysninger fortroligt.

Datasikkerhed
Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt.

Vi holder data ajour
Da vi som efterskole er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for opdatering. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse herom.

Hvor kommer dine personoplysninger fra?
Vi indsamler personoplysninger om dig på forskellige måder, herunder eksempelvis:

• Ved brug af cookies på vores hjemmeside
• Ved at du selv afgiver oplysninger, eksempelvis ved at besvare et spørgeskema eller udfylde en formular på hjemmesiden
• Ved at du kommenterer på os eller følger os på sociale medier, såsom Facebook og LinkedIn

Nedenfor kan du se, på hvilket grundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål, og i hvor lang tid vi opbevarer dem.

Hjemmesidebesøgende

Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi oplysninger om dig, for at sikre optimal drift af vores hjemmeside. Vi behandler følgende oplysninger om dig:

• Cookies, oplysninger du indtaster i vores kontaktformular mv.

Vi behandler personoplysninger om dig med følgende formål:

• At registrere oplysninger til brug for yderligere kontakt, fx i forbindelse med indskrivning på efterskolen, eller rundvisning på efterskolen.
• At målrette annoncer, du ser på vores hjemmeside.
• For at sikre optimal drift af vores hjemmeside.

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har givet samtykke via cookiebanner (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a)
• Vores legitime interesse, som er at kunne administrere vores hjemmeside (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f)

Hvad er en cookie?:

En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus.

Cookies kan være nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Som en del af vores service anvender vi cookies til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig.

Kontakt og service
Når du henvender dig til os pr. mail, telefon, kontaktformular på hjemmesiden eller pr. almindeligt brev, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Dine kontaktoplysninger samt indholdet af din henvendelse.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er, at vi gerne vil yde dig en god service og behandle din henvendelse.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger ud fra en legitim interesse i at kunne besvare dine spørgsmål og eventuel indgå en uddybende samtale for at kunne afdække dine behov (databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f)

Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen ikke længere er til stede. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler dine personoplysninger, så længe vi har en korrespondance med dig. Når korrespondancen er afsluttet, og indholdet af denne ikke giver anledning til yderligere handling, slettes dine oplysninger.

Når du skriver dit barn op på ventelisten/tilmelder dem skolen, behandler vi følgende oplysninger om dem:

• Navn, adresse, klassetrin, cpr-nummer, kontaktoplysninger, søskende (tidligere elever)

Når du skriver dit barn op på ventelisten/tilmelder dem skolen, behandler vi følgende oplysninger om dig som forælder:

• Navn, adresse, cpr-nummer, kontaktoplysninger, bankoplysninger (til brug for evt. tilbagebetaling af gebyr)

Formålet med behandlingen af dine oplysninger er at administrere oplysninger på elever/forældre der ønsker at stå på skolens venteliste/tilmelde sig skolen.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger baseret på opfyldelse af en kontrakt eller en anmodning forud for indgåelse af en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
• Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c).

Oplysninger indsamlet i forbindelse med opskrivning og tilmelding på venteliste vil som udgangspunkt blive slettet, når eleven ikke længere er aktiv på skolen/på ventelisten, medmindre der foreligger en konkret grund til at gemme oplysningerne i et længere tidsrum.

Vi skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som ventelisten vedrører. Heri kan der indgå personoplysninger som vil blive slettet samtidig med regnskabsmaterialet.

Når du liker og / eller følger os på Facebook, Instagram, TikTok mv., behandler vi følgende oplysninger om dig:

• dit navn, dine likes og kommentarer
• indholdet af den besked, som du sender til os

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at holde interesserede følgere opdaterede på bl.a. vise hverdagen på efterskolen.

Vi behandler personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vores interesse i markedsføring samt forbedring af vores hjemmeside og produkt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

Facebook og Instagram
Vi er fælles dataansvarlige med Meta for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook og /eller Instagram. Det betyder, at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Meta anvender Insights på Facebook /Instagram for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på siden, herunder alder, køn, parforholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, oplysninger om køb og geografiske oplysninger. Til dette formål har Meta placeret cookies på din enhed, når du besøger Facebook/Instagram. Hver cookie indeholder en unik identifikationskode, som forbliver aktiv i en periode af to år, medmindre de bliver slettet før udløbet af denne periode. Meta modtager, gemmer og behandler dine personoplysninger gennem disse cookies. Vi modtager aggregerede resultater af disse oplysninger. Du kan at læse mere om Facebooks/Instagrams brug af cookies her:  https://m.facebook.com/policies/cookies/  og Politik om cookies | Hjælp til Instagram

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplysninger” i deres Privacy Policy.

Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookiebanner, eller du kan kontakte Meta.

Meta behandler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Du kan læse mere om dette her: Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger – Sådan behandler og bruger Meta brugerdata | Center for privatindstillinger (facebook.com)

TikTok 
Vi er fælles dataansvarlige med ByteDance for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side på TikTok. Det betyder, at vi sammen med ByteDance skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: Advertising on TikTok | TikTok Ads

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra ByteDance. ByteDance kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”How We Share Your Information” her Privacy Policy | TikTok.

Brug af billeder
Vi offentliggør harmløse billeder, som ikke specifikt har fokus på enkelte personer, på internettet, hvis vi vurderer, at billedet har en positiv virkning på omverdenens opfattelse af os, enten som arbejdsplads, som samarbejdspartner eller i andre sammenhænge. Vi betragter dette som en legitim interesse (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f).

Hvis du aktivt skal deltage i markedsføring, videos eller andre salgsfremstød i samarbejde med os, vil vi sikre os at dette sker på baggrund af et samtykke fra dig (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a) eller via en modelkontrakt (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b).

Billeder bliver slettet, hvis vi vurderer, at de ikke længere tjener deres formål, hvis en kontrakt om brugen af billedet er udløbet, eller hvis du trækker dit samtykke tilbage. Du har også altid mulighed for at gøre indsigelse i vores brug af billeder, hvoraf du fremgår.

Når vi indgår aftaler med leverandører eller andre samarbejdspartnere, er det nødvendigt for os at behandle personoplysninger om kontaktpersoner. Vi behandler typisk følgende typer af oplysninger

• Navn, adresse, betalingsoplysninger, e-mail og telefonnummer.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at efterleve vores forpligtelser i henhold til aftalen samt sikre nem kommunikation.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vi behandler dine oplysninger i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)

Oplysninger indsamlet i forbindelse hermed vil som udgangspunkt blive slettet, når aftalen er opfyldt, medmindre der foreligger en konkret grund til at gemme oplysningerne i et længere tidsrum, fx en garantiperiode, eller hvis der opstår et behov for at reklamere.

Vi skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som købet eller salget vedrører. Heri kan der indgå personoplysninger, som vil blive slettet samtidig med regnskabsmaterialet.

Formålet er at kriminalitetsforebygge, og vi gør dette på baggrund af:

• At det er nødvendigt, for at vi kan forfølge vores legitime interesse, som er kriminalitetsforebygge (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f)

Vi sletter optagelserne fra vores tv-overvågning, senest 30 dage efter optagelserne har fundet sted, med mindre opbevaring i længere tid er nødvendig af hensyn til vores behandling af en konkret tvist.

Hvis du søger en stilling ved os, vil vi behandle de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer.

Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• På baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f).
• Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere og kolleger, registrerer vi oplysningerne, som vi har modtaget. Dette bliver gjort på baggrund af en legitim interesse i at få verificeret, at du er den rigtige kandidat til stillingen (databeskyttelsesforordningen art 6, stk. 1, litra f).

Hvis vi i forbindelse med rekrutteringen behandler CPR-nummer eller oplysninger om strafbare forhold, sker det på følgende behandlingsgrundlag:

• Behandlingen af CPR-nummer sker alene, hvis du selv har afgivet det i forbindelse med ansøgningen eller CV’et. Vi behandler CPR-numre for at kunne forsvare eller gøre et eventuelt retskrav gældende (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 og databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2 litra f).
• Der indhentes børneattest, idet det er et retligt krav for din ansættelse i henhold til BKG 2014-05-21 nr. 494 Bekendtgørelse 2014-05-21 nr. 494 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i skoler, fritids- og klubtilbud (databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. § 7, stk. 2).

Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på følgende retsgrundlag:

• en legitim interesse, som er en vurdering af et fremtidigt samarbejde. Oplysningerne kan ligeledes behandles med henblik på fastlæggelse af eller forsvar ved et eventuelt retskrav vedrørende rekrutteringsprocessen (databeskyttelsesforordningens 6, stk. 1, litra f og c samt art. 9, stk. 2, litra f).

Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 3 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag maksimalt i 6 måneder, hvorefter det slettes.

Ønsker vi at opbevare din ansøgning i længere tid end dette, så sker dette på baggrund af et specifikt samtykke fra dig.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, vil dette ske på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a).

Efter databeskyttelsesreglerne har du ret til at få oplyst, om meddelelse af personoplysninger er lovpligtigt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, om du har pligt til at give personoplysningerne og de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger.

Vi bemærker i den forbindelse, at det følger af helbredsoplysningsloven, at en lønmodtager inden ansættelsen af egen drift eller på spørgsmål derom fra arbejdsgiveren skal oplyse, om lønmodtageren er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for lønmodtagerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde. Derudover bemærkes det, at hvis du bliver tilbudt ansættelse, skal vi bruge visse personoplysninger om dig til at udarbejde din ansættelseskontrakt, herunder bl.a. dit navn og din adresse, jf. bestemmelserne i ansættelsesbevisloven. Hvis du ikke ønsker at give de oplysninger, du er forpligtet til at give i overensstemmelse med helbredsoplysningsloven, og de oplysninger, der er er nødvendige for, at der kan udarbejdes en ansættelseskontrakt, vil det ikke være muligt at tilbyde dig ansættelse.

Vi benytter eksterne leverandører/samarbejdspartnere til opbevaring og behandling af oplysningerne. Når vi benytter en databehandler, har vi indgået en databehandleraftale med dem. De behandler derfor udelukkende personoplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål.

Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45.

I relevante tilfælde videregives personoplysninger til selvstændige datamodtagere, som fx Fordelingssekretariatet, kommuner, offentlige myndigheder mv.

Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande
Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data.

Dine oplysninger kan overføres til datamodtagere i fx USA og Kina baseret på fx Data Privacy Framework (databeskyttelseslovens art. 45, stk. 9).  Hvis du ønsker det, kan du kontakte os for yderligere oplysninger herom samt udlevering af dokumentation på passende garantier.

Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:

• få indsigt i dine personoplysninger
• få berigtiget dine registrerede personoplysninger
• få slettet personoplysninger om dig selv
• få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
• få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
• gøre indsigelse mod behandlingen, når den er baseret på vores legitime interesse (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

Hvis du giver samtykke til os, er dit samtykke frivilligt, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis samtykke ikke gives, kun gives til enkelte punkter eller senere tilbagekaldes. Tilbagekaldelse af samtykket kan ske til enhver tid ved at benytte kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger i tiden fra dit tidligere meddelte samtykke til tidspunktet for tilbagetrækningen.

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.

For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden.

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.